Spotkania biznesowe rzadko są przyjemne – zwykle wiążą się ze sporą presją i stresem. Nie ma w tym niczego dziwnego: w końcu ich celem jest zaimponowanie kontrahentom, nakłonienie ich do podpisania kontraktu z nami lub ustalenie warunków już nawiązanej współpracy. Nie warto traktować tego wydarzenia jak formalności. Znacznie lepszym pomysłem będzie dołożenie wszelkich starań, by zaskoczyć kontrahentów biznesowych i sprawić, by spotkanie na długo pozostało w ich pamięci, przy jednoczesnym zachowaniu jego formalnego charakteru. Jak to zrobić?
Jeśli to nasza firma organizuje spotkanie biznesowe, mamy pewnego rodzaju przewagę – to my decydujemy o tym, jaki charakter będzie miało to wydarzenie, w jakich okolicznościach się odbędzie oraz jaki będzie jego przebieg. Warto dobrze przyłożyć się do tego zadania, by nasz rozmówca zapamiętał nas jak najlepiej. Największym wyzwaniem jest chyba zachowanie odpowiedniej atmosfery spotkania – z jednej strony musi być dość oficjalna i pomagać budować nasz wizerunek jako specjalistów w swojej dziedzinie, a z drugiej musi być przyjemna i na tyle swobodna, by partner biznesowy poczuł, że jest między nami nić porozumienia.
Większość tego typu spotkań odbywa się w biurze, jednak trudno uznać tę lokalizację za szczególnie atrakcyjną. Oczywiście, istnieją sytuacje, w których takie rozwiązanie okazuje się najlepsze – np. wtedy, gdy potrzebujemy specjalnego sprzętu do wygłoszenia prezentacji lub zamierzamy oprowadzić kontrahenta po firmie. W innych wypadkach warto zadbać o to, by rozmowy odbyły się w przyjemniejszym i bardziej neutralnym miejscu. Najlepszym wyborem będzie dobra restauracja, np. Restauracja Akademia w Warszawie, która wyróżnia się stylowym, eleganckim wystrojem i znakomitym menu, w którym każdy znajdzie coś dla siebie. Dzięki temu nie będziemy musieli się zastanawiać, czy nasi towarzysze są wegetarianami, czy może wielbicielami mięsa, czy wolą dania wytrawne, czy mają ochotę na deser. Możemy mieć również pewność, że serwowane potrawy reprezentują sobą najwyższą jakość. Zatrudniony w Akademii szef kuchni pobierał naukę we Francji, a jego dania zawsze są nie tylko pyszne, ale również bardzo estetycznie podane. Dzięki temu nasi kontrahenci z pewnością będą mieli wyłącznie pozytywne wspomnienia z naszego spotkania.
Pamiętajmy, że nadmierny stres i presja nie są sprzymierzeńcami dobrych decyzji i udanej współpracy. Spotkanie w restauracji ma również tę zaletę, że automatycznie staje się ono znacznie przyjemniejsze i odbywa się w mniej napiętej atmosferze. Nasi rozmówcy z pewnością docenią fakt, że zadbaliśmy o ich komfort w tym momencie. Istotne jest także znalezienie lokalu gwarantującego pewnego rodzaju intymność, pozwalającego na swobodną konwersację. Choć zabranie partnera biznesowego do baru z fast-foodem niewątpliwie pozwoliłoby nam obniżyć poniesione koszty, na pewno nie wpłynęłoby pozytywnie na wynik spotkania i nie wiązałoby się z dobrymi wspomnieniami. Pamiętajmy, że wybór lokalizacji jest jednym z czynników wpływających na nasz wizerunek w oczach towarzysza. Zapraszając go do dobrej, eleganckiej restauracji, pokazujemy, że mamy dobry gust i poważnie traktujemy naszą współpracę.
Aby swobodna atmosfera nie odwróciła uwagi naszych kompetencji i celu spotkania, należy odpowiednio się do niego przygotować. Przedstawicielem firmy zawsze musi być osoba dobrze przygotowana i orientująca się w omawianych tematach. Powinna być też odpowiednio przygotowana „technicznie” – zabrać ze sobą notes i coś do pisania, wizytówki i ewentualne, niezbędne materiały o działalności firmy. Jeśli istnieje taka konieczność, na spotkaniu może pojawić się kilka osób reprezentujących to samo przedsiębiorstwo, uzupełniających siebie nawzajem pod względem pozsiadanych kompetencji.
Kolejną kwestią, o jakiej należy pamiętać podczas spotkania biznesowego w restauracji, są zasady dobrego wychowania. Pierwsze wrażenie zależy m.in. od punktualnego zjawienia się w lokalu, a także od stroju, jaki wybierzemy na tego typu wydarzenie – musi być formalny i dostosowany do okazji. Oprócz tego musimy pamiętać o savoir vivre przy stole – używaniu odpowiednich sztućców, położeniu serwetki na kolanach, niezaczynaniu posiłku, zanim nasz towarzysz nie otrzyma swojego talerza itp. Jeśli mamy do czynienia z kontrahentem zagranicznym, warto wcześniej zapoznać się z ewentualnymi różnicami kulturowymi. Istnieje szansa, że w jego kraju te same gesty znaczą coś zupełnie innego niż u nas, a my możemy niechcący go urazić lub stworzyć mylne wrażenie na swój temat. Oprócz tego należy pamiętać, że za posiłek płaci ten, kto na niego zaprosił. Jeśli więc to my jesteśmy inicjatorami potkania, musimy być przygotowani na pokrycie kosztów dań zamówionych przez naszego rozmówcę.
Po zakończonym spotkaniu należy podziękować towarzyszom za przybycie i owocne rozmowy. Jeśli uznamy to za konieczne, w ciągu kolejnych dni możemy dostarczyć im materiały podsumowujące poczynione ustalenia. Dobrym pomysłem może być także spisanie ich jeszcze podczas pobytu w restauracji i podpisanie prze obie strony – dzięki temu unikniemy ewentualnych przyszłych wątpliwości.
